Najczęstsze przyczyny, które zachęcają do wprowadzenia zmian to:

1. znaczna utrata dochodów
2. odejście kluczowych Klientów / Pracowników
3. ogólny chaos organizacyjny / brak jasnych odpowiedzialności
4. poczucie braku kontroli nad biznesem
5. nadmierne wydatki, które nie są związane z osiąganiem przychodów
6. wysoki, negatywny poziom emocji między pracownikami / częste kłótnie

Diagnoza

Niczym podczas wizyty u doktora, właściwe leczenie zależy od właściwej diagnozy przyczyn powstania określonej sytuacji. Wielokrotnie w różnych firmach można zaobserwować, że leczenie dotyczy dymu, a nie samego pożaru. Utraciliśmy Klientów? Zróbmy strategię pozyskiwania Klientów. Stwórzmy nową i masową reklamę. Podczas gdy prawdziwą przyczyną odchodzenia Klientów jest zła jakość produktów lub np. brak serwisu posprzedażowego. Pracownicy się kłócą? Zróbmy wyjazd integracyjny albo szkolenie z komunikacji. Podczas gdy przyczyną nieporozumień jest niejasny podział odpowiedzialności między poszczególnymi osobami w procesie.

Opcje rozwiązań

Załóżmy, że właściwie określiliśmy przyczynę naszych trudności. Wiemy dokładnie co należy rozwiązać. Kolejnym etapem jest przygotowanie możliwych rozwiązań. Każdy problem można rozwiązań różnymi metodami. Wybór właściwej metody jest wypadkową terminu realizacji, kosztów potrzebnych do realizacji danej opcji oraz oczekiwanych, akceptowalnych rezultatów.

Co zrobić, gdy nie znajdujemy żadnych rozwiązań albo mamy jedno, jedyne słuszne? Tutaj z pomocą przychodzi wiele gotowych narzędzi:

1. rozmowa / warsztat z innymi pracownikami prowadzonych przez wewnętrznego lub zewnętrznego trenera twórczego myślenia
2. konsultacja ze znajomymi
3. grupy dyskusyjne poświęcone danej tematyce
4. udział w spotkaniach stowarzyszeń firm, izb, klastrów dotyczących naszej branży
5. zaangażowanie zewnętrznych firm do świeżego spojrzenia na istniejące wyzwania.

Komunikacja i zaangażowanie

Wiemy co chcemy zmienić, wiemy za ile i kiedy spodziewamy się efektów zmian. Teraz jest czas na komunikację planów do ustalonej grupy pracowników oraz budowanie ich zaangażowania w zmianę. Każda zmiana ma niewielkie szanse powodzenia jeśli właściwi pracownicy nie będą o niej wiedzieli lub będą w opozycji do oczekiwanych rezultatów. Co z tego, że zbudujemy fantastyczną platformę internetową do wewnętrznej komunikacji, jeśli nikt nie będzie chciał z tego skorzystać? Co nam po nowym systemie ewaluacji promocji sprzedażowych jeśli nie będziemy mieli w niej danych od pracowników?

Dlatego przed rozpoczęciem działań konieczne jest ustalenie planu komunikacyjnego, który określa:

1. co chcemy powiedzieć – po co zmiana, co i jak chcemy osiągnąć, czego kto się może spodziewać
2. jakiej grupie pracowników – Zarząd, Kierownicy, Pracownicy
3. w jaki sposób – spotkanie, mail, warsztat itp.
4. oraz jak często – jednorazowo, co tydzień, na początku i na końcu

oraz planu budowania zaangażowania, który z kolei określa:

1. jacy pracownicy są kluczowi do osiągnięcia planowanych rezultatów
2. w jaki sposób możemy zbudować ich zaangażowanie, bycia ambasadorem zmiany – konsultacje, aktywny udział w prowadzeniu zmiany, wpływ na system premiowy
3. po czym poznamy ich poziom zaangażowania.

Realizacja

Kiedy mamy już wszystko gotowe, przystępujemy do wdrażania zmian. Niezależnie od wielkości planowanych zmian, dla ich efektywnego wdrożenia konieczny jest:

1. spisany oczekiwany rezultat / manifest / cele – ten dokument jest punktem odniesienia do każdego działania w zmianie i ma służyć osiągnięciu tylko tego, co jest w nim określone
2. jasny podział ról – kto prowadzi jaką część zmiany, kto uczestniczy, kto akceptuje, a kto musi być poinformowany
3. monitoring postępów oraz kosztów prac vs plan – istotne odchylenia muszą być komunikowane do osób decydujących
4. okresowy przegląd efektów poszczególnych etapów vs oczekiwany rezultat i podejmowanie działań akceptacyjnych / korygujących

Ewaluacja procesu zmiany

Ten etap jest istotny z punktu widzenia oceny naszej efektywności, ale niestety rzadko realizowany. Sama zmiana jest dużym wydatkiem energetycznym i finansowym dla wszystkich zaangażowanych osób. Dlatego kiedy zmiana się już dokona, większość osób chce przejść do swoich codziennych obowiązków. Często pod koniec brakuje nam już czasu, bo chcemy wprowadzić zmianę w określonym czasie. Niejednokrotnie rzeczywiste koszty przekroczyły planowane i nie ma już finansowej możliwości oceny całego procesu.

A szkoda, bo tak jak podatki, tak ciągłe zmiany są stałym elementem każdej organizacji. Dlatego warto wyciągać wnioski z przeprowadzanych zmian, aby kolejne były szybsze, tańsze i przyjemniejsze dla wszystkich zaangażowanych uczestników.